mình có một file ghi âm dài 21 tiếng

Đúng vậy, các bạn không đọc nhầm đâu. Mình đã từng có một file ghi âm phỏng vấn kéo dài 21 tiếng đồng hồ. Kết luận hiển nhiên nhất mà mình có thể rút ra là… chiếc điện thoại mình dùng để ghi âm hồi đó có pin thật là khỏe. Trong trí nhớ của mình, nó đã ghi âm suốt 21 tiếng đồng hồ và pin vẫn chưa có dấu hiệu cạn kiệt.

Hồi đó cả các thành viên trong team mình đều dùng điện thoại iPhone. Cả team được công ty cấp cho một chiếc điện thoại dùng hệ điều hành Android để có thể test được các tính năng trên cả hai hệ điều hành. Ngoài việc test đó, bọn mình thường thay phiên nhau sử dụng chiếc điện thoại Android này để ghi âm các cuộc phỏng vấn user. 

Vào một ngày tháng 6 năm 2020, vào lúc 1 giờ chiều, mình có hẹn user đến phỏng vấn tại văn phòng của công ty mình lúc đó tại quận 11. Như thường lệ, mình lấy chiếc điện thoại Android để ghi âm cuộc phỏng vấn này. Vì một lý do gì đó mà bây giờ mình không nhớ rõ nữa, mình đã đưa lại chiếc điện thoại cho một em trong team mình vào ngay buổi chiều hôm đó sau khi phỏng vấn. 

Sáng hôm sau, khi đang ngồi làm việc tại công ty, em đồng nghiệp đi tới chỗ mình, đưa điện thoại và bảo “Chị chị! Hôm qua đi phỏng vấn xong chị quên không tắt điện thoại à, em vừa mới tắt này!”. Lúc đó mình mới giật mình nhìn vào đồng hồ, đã là 10 giờ sáng 😳. Vậy là chiếc điện thoại đã ghi âm tổng cộng 21 tiếng đồng hồ. Mình vẫn nhớ khi mới phát hiện ra sự cố này, em đồng nghiệp và mình đã cười lăn lộn ra bàn làm việc 🤸🏻‍♀️. Chiếc điện thoại đã ghi âm hành trình em đồng nghiệp của mình đội mưa rào về nhà trong một buổi chiều mùa mưa Sài Gòn; ăn tối cùng các bạn cùng nhà; đi ngủ; và leo lên xe buýt để đến công ty đi làm vào sáng hôm sau.

 

(source)

May mắn là phần ghi âm cuộc hội thoại giữa mình và người dùng không bị ảnh hưởng, và ngoài sự cố này ra thì dự án đó vẫn hoàn thành suôn sẻ. Tuy nhiên, nó đã giúp mình rút được một sợi dây kinh nghiệm rất là dài…Từ đó về sau, mình luôn bị ám ảnh với việc tắt ghi âm sau khi phỏng vấn, đến nỗi mình thường kiểm tra vài lần mới yên tâm giống như những chiếc meme kiểm tra ổ khóa cửa khi ra khỏi nhà trên Internet. 

Với sự ám ảnh này, trong đầu mình luôn có một checklist những việc cần làm sau khi hoàn thành phỏng vấn.

1. Tắt ghi âm và đổi tên file. Tính năng ghi âm của điện thoại thường tự động lưu lại file với những cái tên rất khó hiểu. Mình thường rename ngay sau khi phỏng vấn theo format “dự án_tên người tham gia_địa điểm phỏng vấn” để có thể dễ dàng tìm lại, nhận biết và copy lên máy tính. 

2. Lưu lại các hóa đơn, giấy tờ cần thiết. Ví dụ như: bằng chứng người tham gia đã nhận incentive, log lại file quản lý incentive của team, hóa đơn tiền cafe hẹn user, v.v. Ở công ty cũ của mình, team kế toán thường yêu cầu những chứng từ này khi làm thủ tục thanh toán. Khi phỏng vấn nhiều thì việc sắp xếp các giấy tờ này khoa học cũng khá là quan trọng. Nếu như team Research có bộ phận Research Operations hỗ trợ thì người phỏng vấn sẽ đỡ phải lo về vấn đề này.

3. Lưu lại thông tin liên hệ của người tham gia phỏng vấn khi ra về. Khi kết thúc cuộc phỏng vấn, mình thường hỏi người tham gia về việc mình có thể liên hệ với họ trong tương lai nếu cần không. May mắn là phần lớn thời gian, họ vui vẻ đồng ý. Việc này sẽ giúp ích ở trong trường hợp:

• Mình hỏi thiếu thông tin và muốn follow up. Mình thường lựa chọn ứng dụng chat để thực hiện. 

Một người từng được mình phỏng vấn luôn-vui-tươi khi trả lời các câu hỏi follow up của mình

• Mình muốn nhờ họ giới thiệu cho một người tham gia phỏng vấn khác. Ví dụ, có một lần mình phỏng vấn một chị làm Nhân sự ở một công ty thiết bị bếp, và chị này sau đó đã giới thiệu cho mình một bạn user là đồng nghiệp cùng công ty ở bộ phận Sales.  

• Họ gặp vấn đề liên quan tới sản phẩm và phản hồi với mình. Trong rất nhiều người mình đã phỏng vấn những năm vừa qua, có không ít người vẫn tiếp tục phản hồi với mình về sản phẩm dù cho cuộc phỏng vấn giữa mình và họ đã kết thúc. Đôi khi là sự phản hồi về những cải tiến trong tính năng mà mình đã phỏng vấn họ, đôi khi là câu hỏi về những khó khăn của họ khi sử dụng app nói chung mà team mình chưa biết tới, đôi khi tự họ nhớ ra một vài ý họ đã quên chia sẻ trong cuộc phỏng vấn, v.v. Mình cho rằng xây dựng quan hệ tốt với những người tham gia phỏng vấn cũng là một cách để thu thập được những phản hồi về app một cách tự nhiên nhất. 

Một người từng được mình phỏng vấn chủ động tìm đến mình khi gặp vấn đề với sản phẩm

4. Ghi chú lại những ý hay, đáng lưu ý trong cuộc phỏng vấn. Bên cạnh một session debrief nhanh với các stakeholders, đối với mình, việc tự ghi chép lại những ý quan trọng mà bản thân quan sát thấy hoặc rút ra là điều vô cùng cần thiết. Có thể một phần là do mình là một đứa hay quên. Một cách mà cá nhân mình thấy khá tâm đắc đó là tự ghi âm lại những ý quan trọng này ngay sau khi kết thúc phỏng vấn. Điều này tiết kiệm thời gian so với việc viết ra, và nó đảm bảo trí nhớ của mình về những gì diễn ra là chính xác và cụ thể nhất. Nếu như một file Transcript chỉ diễn đạt được những lời nói của người tham gia dưới dạng chữ viết thì bằng việc ghi âm, mình có thể lưu lại những ngôn ngữ cơ thể và thái độ đáng chú ý khác không được diễn đạt bằng lời. Hãy tin mình, khi mình có hơn 10 file ghi âm cho mỗi project, và mỗi file đều dài ít nhất 1 tiếng đồng hồ, thì đây sẽ là trợ thủ đắc lực giúp mình làm report nhanh và hiệu quả hơn.

Câu hỏi: Các bạn có practice gì khác sau khi phỏng vấn mà mình chưa đề cập hay không? Chia sẻ với mình nhé.