Tuyển người tham gia phỏng vấn - Cách 5 và 6

Tiếp theo bốn cách tuyển người tham gia phỏng vấn in house đã chia sẻ trong các phần trước, mình sẽ chia sẻ về hai cách outsource còn lại trong phần này. 

Danh sách các phần trong series:

Cách 1:  sử dụng dữ liệu

Cách 2: phỏng vấn nội bộ

Cách 3 và 4: “đi ra đường” và tận dụng phản hồi của user

Cách 5 và 6: tìm đến freelance recruiter và agency

Cách 5: Sử dụng Freelance Recruiter

Với cách làm này, công ty sản phẩm có thể tìm đến những người Freelance Recruiter để yêu cầu họ tuyển người tham gia phỏng vấn theo tiêu chí định sẵn.

Thành thật mà nói, mình không biết đến sự tồn tại của nghề này hồi còn đi học. Hồi đó mình biết rằng các công ty Research Agency sẽ có một bộ phận fieldwork chuyên lo vấn đề tuyển người tham gia phỏng vấn. Đến khi đi làm mình mới biết rằng, một vài nhân viên trong bộ phận fieldwork có tách ra nhận những side projects với tư cách là freelancer. Để nói về trải nghiệm của mình với Freelance Recruiter thì… hm… có một bài học đau thương mà mình muốn ghi chép lại. 

Câu chuyện này xảy ra vào lúc mình có khoảng 1 năm kinh nghiệm đi làm. Đây cũng là lần đầu tiên mình hợp tác với một Freelance Recruiter. Trong một dự án lúc đó, mình được người quen giới thiệu để làm việc cùng một chị Freelance Recruiter, tạm gọi là chị X, từng làm việc tại một Research Agency có tiếng. Dự án đó mình tìm hiểu về các ứng dụng được sử dụng trong công việc. Người tham gia là nhân viên văn phòng, làm việc ở nhiều vị trí khác nhau trong các công ty khác nhau. Một trong những người tham gia mà chị ấy tuyển được cho mình là một anh, tạm gọi là anh Y. Mình vẫn nhớ mình đã hẹn anh Y này phỏng vấn ở quán cafe Highlands tại khách sạn Pullman ở Cát Linh, Hà Nội. Trong cuộc phỏng vấn, anh Y giới thiệu cho mình là đang làm Designer tại một công ty in ấn tư nhân ở phố Thái Hà, và kể cho mình các ứng dụng mà công ty anh ấy đang sử dụng. Anh Y này có nhắc đến một ứng dụng mà công ty anh ấy tự xây dựng để quản lý các dự án thiết kế, thực hiện được rất nhiều tính năng, khiến mình rất tò mò 🧐. Mình có hỏi anh ấy kĩ về từng tính năng, thì anh ấy không mô tả được cụ thể như mình mong muốn, và tỏ thái độ khó chịu khi mình cứ cố hỏi thêm, còn anh ấy không đưa ra được câu trả lời. Do ứng dụng này ở trên máy tính nên mình không nhờ anh ấy mở ra để xem tận mắt được. Vì vẫn muốn hình dung thêm về ứng dụng này, mình nhờ anh ấy vẽ ra giấy giao diện theo trí nhớ. Mình nghĩ rằng ngày nào anh ấy cũng sử dụng, mở ra dùng thường xuyên thì sẽ nhớ được phần nào. Tuy nhiên, anh ấy chỉ vẽ nguệch ngoạc vài nét rồi kêu không nhớ. Khi đó, mình cảm thấy không khí của buổi phỏng vấn đang mất dần sự vui vẻ, thân thiện nên mình đã dừng lại và hỏi về những vấn đề khác. 

Sau khi ra về, tất cả những gì mình có về cái ứng dụng đó là những lời kể của anh ấy về những tính năng mà nó có khả năng thực hiện. Mình đã sử dụng những thông tin này để đưa vào report của mình.

Sau đó mình tiếp tục làm những dự án khác và quên những chuyện này đi. Thời gian thấm thoát thoi đưa, xuân hạ thu đông rồi lại xuân, cho đến khoảng 6 tháng sau, team Research của mình hồi đó có một thành viên mới, tạm gọi là chị Z. Trước khi chuyển đến công ty mình, chị Z làm việc tại Research Agency có tiếng mà chị X từng làm việc như mình có nhắc đến bên trên. Sau khi vào team, chị Z có ngồi đọc lại những report team mình đã làm trước đó và vô tình tìm thấy report của mình đã làm cho dự án kể trên. Sau khi đọc profile của những người tham gia, chị Z có nói với mình là tên của anh Y giống tên của một người trong công ty cũ của chị ấy (là cái Research Agency). Khi đó, bỗng mình có linh cảm 🕵️‍♂️… và mình muốn làm rõ trắng đen chuyện này. Mình đã lục lại số điện thoại liên hệ của anh Y, và so sánh nó với số điện thoại của người đồng nghiệp cũ trùng tên mà chị Z đang lưu trong điện thoại. Bất ngờ thay... hai dãy số đó trùng khớp nhau 👯‍♀️. Và mình phát hiện ra anh Y đã trao cho mình đã bị một cú lừa 💁‍♀️. 

Anh Y đó, hóa ra là một nhân viên phụ trách IT cho Research Agency (anh ấy đã không thành thật về chuyện này, vì nếu anh Y để lộ ra mình là một nhân viên của Research Agency, có thể anh ấy sẽ không được tham gia phỏng vấn). Không hề có công ty in ấn tư nhân nào cả, và cũng không hề có ứng dụng nào được tự xây dựng cả 😰. Những gì anh ấy kể cho mình là hoàn toàn không có thật, hoặc có thể dựa trên một chút sự thật mong manh nhưng đã bị biến đổi nhiều phần 😰. Mình cảm thấy sốc, khi nhiều con người có thể phối hợp với nhau để tạo nên những câu chuyện chi tiết đến vậy.

Mình đã thấm thía hơn bao giờ hết sự khác biệt giữa những gì một người nói, và những gì họ thực sự làm. Con người của mình hiện tại, nếu được quay về ngồi phỏng vấn anh Y trong quán Highlands ngày đó, có lẽ sẽ sớm nhận ra sự thiếu thẳng thắn trong cách trả lời. Qua những lần tiếp xúc với những người tham gia kiểu này, mình đã nhận ra có vài biểu hiện mà nếu xuất hiện mình sẽ đặt nghi vấn ngay lập tức: với những thông tin đúng sự thật, họ thường diễn giải nhiều hơn mức cần thiết, lặp đi lặp lại câu trả lời dù không được yêu cầu; với những thông tin không đúng sự thật (nhưng buộc phải trả lời vì họ đã nói dối về các vấn đề này để được chọn tham gia), họ sẽ tỏ vẻ khó chịu nếu người phỏng vấn đào sâu, đặt những câu hỏi ngược lại và khiến người phỏng vấn cảm thấy mình sai khi cố gặng hỏi quá nhiều. Đồng thời, mình đã hình thành thói quen kiểm chứng lại các thông tin họ đưa ra nhiều nhất có thể bằng những nguồn tin có cơ sở mà mình có. Nếu thời gian quay trở lại, mình sẽ kiên quyết từ chối tiếp tục phỏng vấn anh Y này và làm việc lại với chị X để được thay thế một người khác đúng với tiêu chí 💃.

Mình tin rằng không phải tất cả những người Freelance Recruiter ngoài kia đều có cách hành xử như chị X. Tuy nhiên, chính vì những trải nghiệm như trên mà cá nhân mình có một sự thận trọng nhất định mỗi khi mình dùng phương pháp này, và nó cũng chỉ được sử dụng khi mình không còn sự lựa chọn nào khác.

Câu hỏi: Các bạn có những cách gì để tránh trường hợp một cú lừa giống như mình đã gặp?

Một câu quote yêu thích đến từ thầy giáo tại lớp Qualitative Research của mình thời còn đi học (source: AZQuotes.com)

Cách 6: Sử dụng Agency

Với cách làm này, công ty sản phẩm có thể tìm đến những Research Agency để yêu cầu họ tuyển người tham gia phỏng vấn theo tiêu chí định sẵn.

Như mình đã đề cập, Freelance Recruiter chính là những người đi từ bộ phận fieldwork ra. Do vậy, có thể hiểu nôm na là cách 5 và cách 6 thực chất là tương tự nhau. Vậy sự khác biệt ở đây là gì?

Thứ nhất, và quan trọng nhất là vấn đề giá cả. Do có Agency đứng giữa nên giá cả của việc sử dụng Agency đắt hơn sử dụng Freelancer. Theo kinh nghiệm của mình, giá của Agency có thể gấp 1.5-2 lần. Cũng vì lý do này, cách này ít được sử dụng trong các team mình từng làm việc. 

Thứ hai là về mức độ tin cậy. Rủi ro là vẫn có, vì cuối cùng người cung cấp dịch vụ vẫn là những người trong bộ phận fieldwork, vẫn là những quy trình làm việc họ vốn có. Tuy nhiên, bản thân Agency sẽ có trách nhiệm trong việc đảm bảo uy tín công ty. Trong trường hợp xấu nhất nếu có vấn đề xảy ra, mình cũng sẽ có Agency để khiếu nại và giải quyết vấn đề, thay vì một cá nhân xa lạ có thể bỏ chạy bất cứ lúc nào. 

Nói ngắn gọn thì cách này chính là bỏ nhiều tiền hơn so với cách 5, để mua được sự thanh thản trong tâm trí 💆

Câu hỏi: Bạn có cách nào khác để tuyển người tham gia phỏng vấn ngoài 6 cách mình đã đề cập?