4 bước mình thực hiện trước khi đi phỏng vấn

Mình nhận ra điều khiến mình yêu thích nhất trong công việc làm researcher là phỏng vấn. Vì vậy, có lẽ mình sẽ có còn nhiều bài nữa để lưu lại những câu chuyện cá nhân và chia sẻ góc nhìn của mình về những chủ đề nhỏ khác nhau liên quan tới chủ đề lớn này.

Mình đã từng chia sẻ một câu chuyện nhớ đời đã xảy ra với mình sau khi phỏng vấn, cùng với những việc mình làm sau khi phỏng vấn tại đây. Trong bài viết hôm nay, mình sẽ quay ngược thời gian một xíu và nói về quãng thời gian trước khi bước vào cuộc phỏng vấn.

Có rất nhiều điều bất ngờ có thể xảy ra trước khi chúng ta có thể thật sự gặp mặt được một người tham gia phỏng vấn và trò chuyện với họ trong nhiều chục phút đồng hồ. Để sắp xếp được một cuộc hẹn không khó, nhưng nó cần chút kinh nghiệm để có thể phòng tránh và phản ứng kịp thời với những bất ngờ có thể xảy ra. Mình và các bạn cùng team đã từng gặp nhiều tình huống trớ trêu như vậy:

• Participant không xuất hiện ở quán cafe như đã hẹn, gọi điện không bắt máy, team quay về công ty 

• Participant lựa chọn hẹn ở 1 quán cafe, đến ngày giờ hẹn đi đến quán cafe thì thấy quán đóng cửa, participant thì chưa đến 😤

• Hẹn participant phỏng vấn ở phòng họp tại công ty, sau khi bắt đầu phỏng vấn rồi mới nhận được tin nhắn stakeholder hỏi đang ở phòng nào để vào observe

• Đi tới địa điểm phỏng vấn rồi mới phát hiện ra đã để quên bảng câu hỏi (Discussion Guide) ở nhà

• Vân vân và mây mây…

Để phòng tránh những tình huống trớ trêu này, mình đã rút ra một vài kinh nghiệm từ chính các vấn đề mình đã trải qua.

1/ Lựa chọn địa điểm phỏng vấn: Google Maps và Google Street View là những người bạn thân thiết

Phần lớn thời gian, những cuộc phỏng vấn diễn ra ở công ty mình. Tuy nhiên trong một vài trường hợp không thể sắp xếp, bọn mình sẽ lựa chọn một địa điểm bên ngoài thuận tiện cho cả hai bên. Vì đặc điểm công việc cần nói chuyện và ghi âm, mình sẽ lựa chọn một vài chuỗi cafe quen thuộc mình đã đến nhiều lần, và lên Google Maps xem địa điểm nào phù hợp.

Phần lớn thời gian, mình sẽ thành công khi sử dụng phương pháp trên. Tuy nhiên, có một lần participant của mình chủ động gợi ý một quán cafe quen thuộc của họ. Mình sẽ ưu tiên sự lựa chọn của participant để họ có tâm trạng thoải mái và chủ động nhất khi bước vào cuộc phỏng vấn. Có một lần, participant hẹn mình ở một nơi mà cả tên và địa chỉ của quán được cung cấp như sau:

Trong tình huống này thì chỉ Google Street View mới có thể cứu được mình 🥲. Mình đã phải mày mò một lúc để xem chỗ đó là chỗ nào, có quán cafe nào thật sự ở đó không, hình thù nó ra làm sao. Sau khi đã đảm bảo đó là một con đường có thật, có một quán ở mặt đường và con đường đủ cho xe cộ đông đúc qua lại thì mình mới dám đồng ý. Về sau này, khi đọc một quyển sách của tác giả Steve Portigal, mình đã đọc được câu chuyện này và thấy rằng đây là nỗi lo sợ không của riêng ai. Thám hiểm trước về những địa điểm phỏng vấn xa trung tâm, hoặc ở những khu vực mình chưa bao giờ lui tới là điều hết sức cần thiết.

2/ Xác nhận cuộc hẹn với participant: 7749 lần cũng không thừa

Đây là một bước mà mình có thể bỏ qua mỗi khi participant được tuyển bằng cách outsource. Tuy nhiên, như mình có chia sẻ, phần lớn trong team mình làm, participant thường được tuyển qua dữ liệu hành vi sử dụng app (usage data), nên team mình sẽ tự thực hiện từ đầu đến cuối. Team mình không có bạn nào chuyên phụ trách về operations hay fieldwork nên researcher sẽ là người thực hiện các bước này luôn.

Thói quen của mình là xác nhận với participant ít nhất 3 lần. 

• Lần 1: nhắc lại thời gian và địa điểm bằng tin nhắn ngay sau khi đã thỏa thuận. Mình thường lựa chọn kết nối với participant trên các app chat để việc cập nhật nếu có thay đổi được diễn ra nhanh chóng. Bước này thường diễn ra nhiều nhất là trong vòng 1 tuần trước ngày hẹn.

• Lần 2: nhắc nhớ về cuộc hẹn 24h trước cuộc phỏng vấn. Bước này giúp họ nhớ ra mình là ai, cuộc hẹn về cái gì, và đôi khi là, thông báo cho mình nếu có thay đổi gì về ngày giờ địa điểm. 

• Lần 3: ngay khi mình chuẩn bị di chuyển tới điểm hẹn, mình sẽ nhắn tin một lần cuối để remind participant. Bước này giúp cho mình đảm bảo chắc chắn mọi việc vẫn diễn ra theo kế hoạch. Để tránh sự trùng lặp về nội dung tin nhắn lặp đi lặp lại thông tin cuộc hẹn, mình thường đơn giản thông báo cho họ biết mình đang trên đường đi tới điểm hẹn. Nếu họ có trả lời tin nhắn này của mình, khả năng họ sẽ có mặt gần như chắc chắn.

3/ Thông báo với stakeholders: đầy đủ và kịp thời

Có ba loại thông tin mà mình đảm bảo stakeholders cần nắm rõ trước khi họ tham gia phỏng vấn cùng mình. 

• Thứ nhất là thông tin chi tiết của buổi phỏng vấn (thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, phương thức di chuyển, v.v.). Những thông tin này cần được trao đổi tại một nơi có thể dễ dàng truy cập lại ví dụ như email hoặc lịch. Nếu công ty bạn có thói quen dùng app chat trao đổi công việc giống như công ty cũ của mình, đừng quên pin những tin nhắn quan trọng này lên top cửa sổ chat hoặc đặt reminder để nó không bị trôi đi. Ngay khi có thay đổi gì từ participant, hãy nhớ cập nhật cho stakeholders. Có một lần, participant rời buổi phỏng vấn sang ngày khác vào phút chót nhưng mình đã quên thông báo cho stakeholder. Kết quả là bạn đó đã ra địa điểm phỏng vấn (một phòng họp ở công ty mình lúc đó) ngồi chờ một lúc mà không thấy ai, khiến mình rất áy náy.

• Thứ hai là các tài liệu liên quan đến dự án (Plan, Timeline, Discussion Guide, các file dữ liệu liên quan tới background, v.v.). 

• Thứ ba là guidelines nói chung khi tham gia quan sát phỏng vấn. Tùy từng trường hợp, guidelines này có thể được truyền tải dưới các hình thức khác nhau. Nó có thể là một file doc đã được chuẩn hóa của team Research, hoặc là một meeting nhanh với các stakeholders trước buổi phỏng vấn đầu tiên. Mình đã có một bài viết về việc những người quan sát phỏng vấn nên chú ý những gì trên blog này trước đây.

4/ Chuẩn bị “đồ nghề” cho bản thân: thừa còn hơn thiếu

Có thể do mình là một đứa lo xa nên mình hay bị ám ảnh với việc quên đồ, thiếu đồ do chuẩn bị thiếu cẩn thận 🥲 Checklist của mình không thể thiếu:

• Dụng cụ ghi âm

• Giấy và bút (và cái càng tốt, vì khả năng cao sẽ có người khác quên mang bút trong buổi phỏng vấn và mượn mình…)

• Discussion Guide bản cứng trên giấy

• Discussion Guide bản mềm trên điện thoại (đây sẽ là vị cứu tinh nếu mình quên bản giấy - trường hợp này thực sự đã xảy ra với mình. Ngoài ra, mình cũng dễ dàng có thể forward bản mềm này cho stakeholder nếu họ quên mang theo)

• Incentives (thường là voucher mua sắm, thẻ điện thoại, v.v. Trong trường hợp công ty dùng incentive phi vật lý thì chúng ta sẽ bớt đi một thứ cần chuẩn bị)

Tuy nhiên, không thể phủ nhận rằng, dù mình có lo xa đến mấy thì mình cũng không thể lường hết được những tình huống có thể xảy ra khi đi phỏng vấn. Vì thế, dù luôn cố gắng chuẩn bị đầy đủ nhất mọi thứ trước khi đi phỏng vấn, mình tin rằng một tâm lý đón nhận những điều bất ngờ (cả mong muốn lẫn không mong muốn 😝) là điều nên có. Những sự bất ngờ đó trở thành những điểm nhấn khó quên trong thời gian “hành nghề” của mình, và cũng chính là một trong những lý do mình yêu thích nó. Đã bao giờ các bạn phải trả giá cho sự bất cẩn của bản thân khi đi phỏng vấn chưa? Chia sẻ cho mình biết nhé.